KOMUNIKAT DZIAŁU ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH UG DOTYCZĄCY NAJCZĘŚCIEJ POPEŁNIANYCH UCHYBIEŃ W PROCEDURZE SKŁADANIA WNIOSKÓW O WSZCZĘCIE POSTĘPOWANIA O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO.

Mając na uwadze usprawnienie procesu inicjowania postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, a co za tym idzie przeprowadzania ( przyspieszenia) procedur ich udzielania, Dział Zamówień Publicznych UG pragnie zwrócić Państwa uwagę na okoliczności, które najczęściej powodują opóźnienia lub stoją na przeszkodzie w realizacji wniosków.

Na podstawie analizy składanych wniosków dla usprawnienia ( przyspieszenia ) postępowań wskazujemy na uchybienia/braki, które pojawiają się najczęściej:

-brak podpisu kierownika zamawiającego, którym jest JM Rektor Uniwersytetu Gdańskiego (do podpisywania dokumentów w imieniu kierownika zamawiającego upoważniani są też odpowiednimi pełnomocnictwami Państwo Prorektorzy, Kanclerz oraz Z-cy Kanclerza – zgodnie z zakresem swoich obowiązków)

- brak kontrasygnaty finansowej Kwestora UG

- brak opinii oraz podpisu przedstawiciela Ośrodka Informatycznego UG ( w przypadku wnioskowania o zakup sprzętu komputerowego i oprogramowania).

-brak załączonego prawidłowego wzoru logo zatwierdzonego przez Dział Ewidencji Projektów Zagranicznych przy finansowaniu zamówień z projektów zagranicznych oraz inne uchybienia formalne wynikające z braku konsultacji z tym działem dotycząca m.in. źródeł finansowania

- wskazywanie we wniosku nierealnego terminu wydatkowania środków finansowych przy uwzględnieniu wskazanych terminów dostawy ( kilku lub kilkunastu tygodni ) - przy jednoczesnym zbyt późnym jego złożeniu w Dziale Zamówień Publicznych, nie uwzględniającym konieczności przeprowadzenia procedur o zamówienie publiczne. Powoduje to, że przewidziany termin dostawy nie da się zmieścić w danym okresie, a co za tym idzie nie można zrealizować płatności przed tym terminem

-brak dowodu szacowania wartości zamówienia ( co jest niezbędne w programach UE )

W związku z tym Dział Zamówień Publicznych zwraca się z uprzejmą prośbą o przestrzeganie procedury w zakresie składania wniosków. Powyższe braki nie dotyczą kompetencji Działu Zamówień Publicznych.

Uzupełnianie ww. braków we wnioskach przez pracowników DZP nie jest działaniem właściwym ze względu na posiadane kompetencje oraz uniemożliwia sprawne wykonywanie działań podstawowych i wydłuża proces realizowania prawidłowo złożonych wniosków.

Wniosek zawierający wady nie może zostać wdrożony do realizacji przez Dział Zamówień Publicznych i skutki takich wad obciążają w pełni Wnioskującego.

Datą przyjęcia wniosku do DZP jest data uzupełnienia wszystkich braków we wnioskach, na którą to DZP nie ma wpływu.

Wobec powyższego prosimy o uważne wypełnianie wniosków i dochowanie stosownych przewidzianych procedur w tym zakresie zawartych w zarządzeniu JM Rektora UG nr 37/R/2011, link: http://www.ug.edu.pl/pl/info_dla_prac/?id_kom=10131

Procedura składania wniosków wprowadzona zarządzeniem 37/R/2011 uwzględnia wymogi kontroli zarządczej wydatkowania środków publicznych w zgodzie z ustawą o finansach publicznych.