Zarządzenie nr 119/R/17 Rektora Uniwersytetu Gdańskiegoz dnia 18 grudnia 2017 rokuzmieniające zarządzenie nr 66/R/09 Rektora Uniwersytetu Gdańskiego w sprawie wprowadzenia regulaminu wynagradzania pracowników Uniwersytetu Gdańskiego za pracę na rzecz projektów finansowanych ze źródeł zewnętrznych
Na podstawie art. 66 ust. 2 pkt 4 w związku z art. 151 ust. 8 ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 2183), § 41 ust 1 i 3 Statutu Uniwersytetu Gdańskiego z dnia 8 czerwca 2006 r. (ze zm.) oraz uchwały nr 3/09 Senatu Uniwersytetu Gdańskiego z dnia 29 stycznia 2009 roku w sprawie wynagradzania pracowników Uniwersytetu Gdańskiego uczestniczących w realizacji projektów finansowanych ze źródeł zewnętrznych zarządza się, co następuje:
§ 1.
W Regulaminie wynagradzania pracowników Uniwersytetu Gdańskiego za pracę na rzecz projektów finansowanych ze źródeł zewnętrznych, stanowiącym załącznik do zarządzenia nr 66/R/09 Rektora Uniwersytetu Gdańskiego z dnia 18 grudnia 2009 roku – wprowadza się następujące zmiany:
1) §§ 1 - 7 otrzymują brzmienie:
„§ 1.
- Regulamin określa zasady i tryb wynagradzania osób wykonujących zadania w ramach projektów finansowanych ze źródeł zewnętrznych, np. w ramach funduszy strukturalnych, programów Unii Europejskiej, inicjatyw wspólnotowych, europejskich mechanizmów finansowych, programów Narodowego Centrum Nauki, Narodowego Centrum Badań i Rozwoju, programów Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej oraz Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej, programów Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego, itp.
- Przepisy niniejszego Regulaminu mają również zastosowanie do pracowników Uczelni oraz osób angażowanych na podstawie umów cywilnoprawnych do wykonywania czynności w ramach projektów, o ile zasady realizacji projektów nie stanowią inaczej.
§ 2.
Użyte w Regulaminie pojęcia oznaczają:
1) dodatek specjalny – dodatek, o którym mowa w § 19 rozporządzenia z dnia 2 grudnia 2016 r. Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego w sprawie warunków wynagradzania za pracę i przyznawania innych świadczeń związanych z pracą dla pracowników zatrudnionych w uczelni publicznej (Dz.U. z 2016 r. poz. 2063).
2) jednostka organizacyjna – jednostka organizacyjna Uniwersytetu Gdańskiego, w której zatrudniony jest pracownik lub kierownik projektu;
3) kierownik projektu – osoba kierująca realizacją projektu, odpowiedzialna za jego terminową realizację i rozliczenie;
4) partnerstwo / konsorcjum – forma realizacji projektu przez Uczelnię i podmioty z sektora lub spoza sektora finansów publicznych na podstawie zawartych umów / porozumień;
5) personel projektu – osoby zaangażowane do realizacji zadań w projekcie, które osobiście realizują powierzone czynności;
6) podwójne finansowanie wynagrodzeń – niedozwolone kilkukrotne wypłacenie personelowi projektu w całości lub w części wynagrodzeń finansowanych z różnych źródeł za wykonywanie tych samych zadań / czynności lub kilkukrotne rozliczanie tego samego wynagrodzenia z różnych źródeł finansowania;
7) pracownik Uczelni – osoba zatrudniona w Uniwersytecie Gdańskim na podstawie umowy o pracę / aktu mianowania;
8) reguła konkurencyjności - przeprowadzenie analizy rynku w sposób zapewniający przejrzystość, efektywność oraz zachowanie uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców, dokumentującej wykonanie zamówienia po cenie nie wyższej niż cena rynkowa, zgodnie z wytycznymi właściwymi dla danego projektu;
9) rozporządzenie w sprawie wynagradzania za pracę – rozporządzenie z dnia 2 grudnia 2016 r. Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego w sprawie warunków wynagradzania za pracę i przyznawania innych świadczeń związanych z pracą dla pracowników zatrudnionych w uczelni publicznej;
10) stawka godzinowa – kwota wynagrodzenia zasadniczego przysługującego za ostatni miesiąc podzielona przez:
a) 156 w przypadku nauczycieli akademickich,
b) liczbę godzin pracy przypadającą do przepracowania w danym miesiącu – w przypadku pracowników niebędących nauczycielami akademickimi,
o ile wytyczne danego programu nie stanowią inaczej;
11) ustawa – ustawa z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 2183);
12) umowy cywilnoprawne – umowa zlecenie, umowa o dzieło;
13) wydatek kwalifikowany projektu – wydatek lub koszt poniesiony w związku z realizacją projektu, który kwalifikuje się do rozliczenia zgodnie z umową o dofinansowanie i wytycznymi programu;
14) wynagrodzenie miesięczne – wynagrodzenie pracownika za jeden miesiąc pracy, uwzględniające składniki zgodne z rozporządzeniem w sprawie wynagradzania za pracę oraz przepisami krajowymi;
15) zasady realizacji projektu – zasady określone w umowie o dofinansowanie, obowiązujących przepisach oraz stosownych wytycznych dotyczących programu, w ramach którego realizowany jest projekt;
16) zasady zawierania umów cywilnoprawnych – zasady zawierania umów cywilnoprawnych obowiązujące w Uniwersytecie;
17) zespół projektowy – osoby zaangażowane w realizację i rozliczenie projektu;
18) zwiększone wynagrodzenie uzupełniające – wynagrodzenie dla pracowników Uniwersytetu Gdańskiego, wypłacane za świadczenie pracy na rzecz projektu na zasadach określonych w niniejszym Regulaminie oraz wytycznych programu, w ramach którego realizowany jest projekt.
§ 3.
Zaangażowanie osób do realizacji zadań w ramach projektów jest możliwe w przypadku, gdy:
1) Obciążenie z tego wynikające, nie wyklucza prawidłowej i efektywnej realizacji wszystkich zadań powierzonych danej osobie.
2) Łączny wymiar zaangażowania zawodowego danej osoby, niezależnie od formy zaangażowania, w realizację wszystkich projektów finansowanych z funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności oraz działań finansowanych z innych źródeł, w tym środków własnych Uniwersytetu Gdańskiego i innych podmiotów nie przekracza 276 godzin miesięcznie.
3) Spełnienie warunku, o którym mowa w pkt 2 weryfikowane jest przez Dział Kadr na podstawie oświadczenia składanego przez pracownika i zaakceptowanego przez bezpośredniego przełożonego oraz kierownika projektu / kierowników projektów (w przypadku uczestniczenia w kilku projektach) przed zaangażowaniem do pracy w projekcie. Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu. Oryginał oświadczenia przechowywany jest w teczce osobowej pracownika w Dziale Kadr. Kopia oświadczenia przekazywana jest przez pracownika do Działu Finansowo-Księgowego Projektów i przechowywana w dokumentacji projektowej. Warunek zawarty w oświadczeniu powinien być spełniony w całym okresie zatrudnienia w projekcie. W przypadku zaistnienia jakiejkolwiek okoliczności, mającej wpływ na zmianę treści złożonego oświadczenia, pracownik jest zobowiązany do bezzwłocznego poinformowania o tym fakcie bezpośredniego przełożonego oraz kierownika projektu / kierowników projektów (w przypadku uczestniczenia w kilku projektach). Zaktualizowane oświadczenie pracownik przekazuje do Działu Kadr a kopię do Działu Finansowo-Księgowego Projektów.
4) W przypadku realizacji projektów w partnerstwie / konsorcjum, nie jest dopuszczalne wzajemne angażowanie pracowników bądź współpracowników podmiotów partnerstwa / konsorcjum i finansowanie ich wynagrodzeń;
5) Nie jest dopuszczalne angażowanie do zadań na rzecz projektów osób, których zatrudnienie spowodowałoby podwójne finansowanie wykonywanych zadań.
6) Okres zatrudnienia i wynagradzania w ramach projektów nie może przekraczać okresu ich realizacji i okresu kwalifikowalności wydatków.
§ 4.
- Łączny wymiar zaangażowania zawodowego, o którym mowa w § 3 w pkt 2, ma zastosowanie do wszystkich form zaangażowania zawodowego do personelu projektu, np. umowy o pracę / aktu mianowania, umowy cywilnoprawnej oraz zaangażowania w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.
- Przy obliczaniu łącznego wymiaru zaangażowania zawodowego realizowanego na podstawie umowy o pracę / aktu mianowania, należy uwzględnić liczbę dni roboczych w danym miesiącu, przy czym do limitu wlicza się czas nieobecności pracownika związany z przebywaniem na zwolnieniu lekarskim lub urlopie wypoczynkowym, a nie wlicza się czasu nieobecności pracownika związanego z urlopem bezpłatnym.
- W przypadku nauczycieli akademickich za miesięczny wymiar godzin realizowanych na podstawie umowy o pracę / aktu mianowania przyjmuje się 156 godzin a w przypadku pozostałych pracowników przyjmuje się liczbę godzin pracy przypadającą do przepracowania w danym miesiącu, w rozumieniu § 24 rozporządzenia w sprawie wynagradzania za pracę.
- Do celów rozliczania czasu pracy, w przypadku programów finansowanych ze środków Unii Europejskiej – przyjmuje się miesięczny wymiar godzin wynikający z wytycznych.
- W przypadku ustalania łącznego wymiaru zaangażowania zawodowego realizowanego na innej podstawie niż umowa o pracę / akt mianowania – uwzględniany jest czas faktycznie przepracowany.
§ 5.
- Personel projektu może być zaangażowany w jego realizację wyłącznie na podstawie umowy o pracę / aktu mianowania lub umowy cywilnoprawnej, przy czym zatrudnienie w oparciu o umowę cywilnoprawną możliwe jest jedynie w przypadku, gdy taką formę uwzględniają wytyczne programu, a prace wykonywane są rodzajowo różne od wynikających ze stosunku pracy.
- Powierzenie pracownikom Uczelni zadań na rzecz jednego lub kilku projektów może nastąpić w jednej z form:
1) zwiększenie zakresu obowiązków i przyznanie dodatku specjalnego, przy czym za wykonywanie zadań w kilku projektach w tym samym czasie oraz wykonywanie innych czynności przyznawany jest jeden dodatek. Wysokość dodatku specjalnego nie może przekroczyć wartości wynikającej z rozporządzenia w sprawie wynagradzania za pracę oraz wartości wynikającej z wytycznych danego programu;
2) zmiana warunków zatrudnienia oraz/lub zakresu obowiązków zawarcie porozumienia zmieniającego / aneksu do aktu mianowania/umowy o pracę w ramach całości lub części etatu;
3) dodatkowa umowa o pracę, jeżeli praca jest rodzajowo różna i nie jest wykonywana w ramach podstawowego etatu, z zastrzeżeniem, że dodatkowe zatrudnienie wymaga pisemnego, zatwierdzonego przez kierownika jednostki realizującej projekt, uzasadnienia wskazującego na szczególne potrzeby wynikające z realizacji projektu;
4) zwiększenie zakresu obowiązków o prace na rzecz projektu w ramach etatu i przyznanie wynagrodzenia uzupełniającego – w oparciu o wskazaną maksymalną liczbę godzin w miesiącu, na czas określony przez kierownika projektu (a dla kierownika projektu przez bezpośredniego przełożonego) – na podstawie aneksu do aktu mianowania/umowy o pracę w ramach całości etatu;
5) umowa cywilnoprawna, o ile spełnia przesłanki wymienione w § 3 pkt 2, § 5 ust. 1 i § 8.
- Wynagradzanie za pracę może przybrać następującą formę:
1) wynagrodzenie określone w umowie o pracę, aneksie do aktu mianowania / umowy o pracę;
2) dodatek specjalny;
3) zwiększone wynagrodzenie uzupełniające;
4) wynagrodzenie określone w umowie cywilnoprawnej.
- W przypadku zaangażowania pracownika Uczelni do realizacji projektu, zakres jego obowiązków służbowych powinien zostać uzupełniony o zadania wynikające z projektu.
- Zastosowanie każdej z form zatrudnienia i wynagradzania następuje zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, przepisami i wytycznymi właściwymi dla danego projektu oraz wewnętrznymi zasadami Uczelni.
- Zatrudnienie pracowników Uczelni w projekcie / projektach nie może zakłócać prawidłowej realizacji wykonywanych przez nich obowiązków wynikających ze stosunku pracy, stanowiącego podstawę zatrudnienia w Uczelni, w tym w przypadku nauczycieli akademickich – realizacji ustalonego dla nich pensum dydaktycznego.
- Zakres zadań pracowników / osób świadczących pracę na rzecz projektu określa kierownik projektu za zgodą kierownika jednostki organizacyjnej, w której pracownik jest zatrudniony.
- Zatrudnienie osób niebędących pracownikami Uczelni do realizacji zadań na rzecz jednego lub kilku projektów może nastąpić w jednej z form:
1) umowy o pracę;
2) umowy cywilnoprawnej.
§ 6.
- Zatrudnienie pracownika / osoby wyłącznie dla potrzeb i na okres realizacji projektu / projektów wymaga zachowania reguły konkurencyjności oraz innych wymagań określonych w obowiązujących przepisach, jak również wytycznych dla projektu. Czas, na który zostaje nawiązany stosunek pracy w ramach projektu nie może przekraczać okresu jego realizacji określonego w umowie zawartej z instytucją finansującą projekt.
- Umowy o pracę i aneksy do aktów mianowania / umów o pracę w projektach z nauczycielem akademickim zawiera Rektor a dla pracowników niebędących nauczycielami akademickimi – Kanclerz.
- Nawiązanie umowy o pracę w ramach projektu wymaga określenia szczegółowego zakresu czynności wykonywanych na rzecz projektu.
§ 7.
- Przez zmianę warunków zatrudnienia należy rozumieć zmianę zakresu obowiązków objętego podstawowym stosunkiem pracy pracownika zatrudnionego w Uczelni.
- W przypadku zmiany warunków zatrudnienia poprzez podział dotychczasowego etatu na części, wydatki związane z wynagrodzeniem w ramach projektu są kwalifikowane, jeżeli spełnione są łącznie następujące warunki:
1) zadania związane z realizacją projektu zostaną wyraźnie wyodrębnione;
2) zakres zadań związanych z realizacją projektu stanowi podstawę do określenia proporcji faktycznego zaangażowania pracownika w realizację projektu w stosunku do czasu pracy wynikającego z aktu mianowania / umowy o pracę danego pracownika;
3) wydatek związany z wynagrodzeniem pracownika świadczącego pracę w projekcie odpowiada proporcji wskazanej w pkt 2.
- Za wydatek kwalifikowany w projekcie uznawana jest część wynagrodzenia, która odpowiada procentowemu lub godzinowemu zaangażowaniu pracownika w zadania związane z realizacją projektu, proporcjonalnie do przepracowanego w projekcie czasu.
- Podstawą zmiany warunków zatrudnienia pracownika Uczelni polegającą na zmianie zakresu obowiązków w związku z realizowanym projektem jest porozumienie zmieniające do aktu mianowania / umowy o pracę, stanowiących podstawę zatrudnienia pracownika w Uczelni, sporządzony według wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do niniejszego Regulaminu.”;
2) dodaje się §§ 8 – 15 w brzmieniu:
„§ 8.
- Zawieranie umów cywilnoprawnych z pracownikami Uczelni jest dopuszczalne tylko wówczas, gdy zadania świadczone w ramach projektu nie wchodzą w zakres obowiązków danego pracownika i są wykonywane poza obowiązującym pracownika czasem pracy.
- Niedopuszczalne jest zawieranie umów cywilnoprawnych w celu realizacji pracy na rzecz projektu / projektów z osobami zatrudnionymi już w tym projekcie / projektach na podstawie stosunku pracy.
- Zawarcie umowy cywilnoprawnej jest możliwe, gdy jest zgodne z przepisami i wytycznymi dotyczącymi danego projektu, regułą konkurencyjności oraz przepisami określonymi w ustawie z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 1579), przy czym spełnione muszą być łącznie następujące warunki:
1) praca wykonywana w ramach umowy cywilnoprawnej jest rodzajowo różna od pracy wykonywanej na podstawie stosunku pracy;
2) zakres zadań w ramach umowy cywilnoprawnej jest precyzyjnie określony;
3) w sytuacji gdy wymaga tego projekt, osoba zatrudniona na podstawie umowy cywilnoprawnej prowadzi kartę czasu pracy na rzecz tej umowy;
4) w sytuacji gdy wymaga tego projekt, osoba zatrudniona na podstawie umowy cywilnoprawnej w kilku zadaniach projektu lub w kilku projektach prowadzi ewidencję godzin i zadań na rzecz tych umów.
- Zatrudnienie osoby w tym samym projekcie na podstawie więcej niż jednej umowy cywilnoprawnej, możliwe jest wyłącznie w razie łącznego spełnienia wymogów określonych w ust. 3 oraz następujących warunków:
1) obciążenie wynikające z wykonywania wszystkich umów cywilnoprawnych nie wyklucza możliwości prawidłowej i efektywnej realizacji zadań w ramach projektu (np. zadania te nie nakładają się na siebie) oraz spełniony jest warunek zawarty w § 3 ust. 2;
2) prowadzona jest ewidencja godzin pracy pracownika we wszystkich zadaniach realizowanych w ramach tego projektu;
3) rozliczenie umowy o dzieło następuje na podstawie protokołu odbioru a umowy zlecenia na podstawie ewidencji czasu pracy zgodnie z obowiązującym zarządzeniem Rektora, chyba że wytyczne stanowią inaczej,;
4) jeżeli przepisy o kwalifikowalności programu nakładają obowiązek sporządzenia protokołu wykonania umowy zlecenia – należy go sporządzić według wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do niniejszego Regulaminu.
§ 9.
- Przyznanie dodatku specjalnego, następuje na zasadach określonych w rozporządzeniuw sprawie wynagradzania za pracę.
- Podstawą wypłaty dodatku specjalnego jest wniosek zaakceptowany przez Rektora sporządzony według wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do niniejszego Regulaminu.
- Dodatek specjalny wypłacany jest w miesięcznej kwocie zryczałtowanej z uwzględnieniem zapisów § 5 ust. 2 pkt 1.
§ 10.
- Zwiększone wynagrodzenie uzupełniające może być wypłacane wyłącznie w przypadku, gdy przepisy i wytyczne dotyczące danego projektu, uwzględniają taką możliwość.
- Zwiększone wynagrodzenie uzupełniające dla personelu projektu ustala kierownik projektu, który składa wniosek do Rektora lub osoby upoważnionej. Zwiększone wynagrodzenie uzupełniające dla kierownika projektu ustala bezpośredni przełożony, zgodnie z wytycznymi programu, w ramach którego jest realizowany projekt i składa wniosek jak wyżej. Wzór wniosku stanowi załącznik, nr 5 do niniejszego Regulaminu.
- Na podstawie zatwierdzonego wniosku, o którym mowa w ust. 2, sporządzany jest aneks do aktu mianowania/umowy o pracę, stanowiące podstawę zatrudnienia pracownika w Uczelni, zgodnie z załącznikiem nr 6 do niniejszego Regulaminu.
- Wypłaty wynagrodzenia uzupełniającego dokonuje się „z dołu” w obowiązujących w Uniwersytecie terminach wypłat, na podstawie zlecenia wypłaty podpisanego przez kierownika projektu, a w przypadku kierownika projektu – przełożonego wyższego szczebla. Zlecenie zatwierdza kierownik jednostki organizacyjnej, w której zatrudniony jest dany pracownik. Przykładowy wzór zlecenia wypłaty stanowi załącznik nr 7 do niniejszego Regulaminu.
§ 11.
- W projektach, które przewidują wymóg rejestrowania czasu pracy przy realizacji zadań projektowych, wprowadza się obowiązek stosowania karty czasu pracy, zgodnie z zasadami programu. Przykładowy wzór karty czasu pracy stanowi załącznik nr 8 do niniejszego Regulaminu.
- Karta czasu pracy, sporządzana w układzie miesięcznym, stanowi podstawę rozliczania czasu pracy w projekcie i powinna być przedłożona kierownikowi projektu lub kierownikom projektów w terminie 3 dni po upływie miesiąca, którego rozliczenie dotyczy.
- W przypadku zaangażowania pracownika w realizację zadań w ramach kilku projektów, pracownik zobowiązany jest do prowadzenia jednej karty czasu pracy.
- Karta czasu pracy, zatwierdzona przez bezpośredniego przełożonego i kierownika projektu lub kierowników projektów, pozostaje w jednostce, w której zatrudniony jest dany pracownik (u bezpośredniego przełożonego), kopia przekazywana jest do Działu Kadr oraz dołączana do dokumentacji każdego z projektów, w których jest zaangażowany pracownik.
- Kartę czasu pracy kierownika projektu zatwierdza przełożony wyższego szczebla i sposób przechowywania jest analogiczny jak w § 11 ust. 4 .
§ 12.
- Obowiązujące w Uniwersytecie Gdańskim terminy wypłat wynagrodzeń są uzależnione od formy zatrudnienia w projekcie.
- Wynagrodzenia związane z projektem oraz wszystkie składniki pochodne od tych wynagrodzeń stanowią koszt realizowanego projektu.
- W przypadku gdy wynagrodzenia lub pochodne stanowią koszt niekwalifikowany projektu, kierownik projektu zobowiązany jest do wskazania źródła ich finansowania.
§ 13.
- Nadzór nad monitorowaniem czasu pracy pracownika sprawuje jego bezpośredni przełożony.
- Prowadzenie kart czasu pracy podlegać będzie weryfikacji przez Sekcję Monitoringu Projektów w trakcie wizyt monitoringowych oraz przez Biuro Kontroli Wewnętrznej.
§ 14.
Wszystkie dokumenty dotyczące zatrudnienia i wynagradzania osób wykonujących zadania w ramach projektów muszą być oznakowane i opisane zgodnie z zasadami informacji i promocji określonymi w wytycznych właściwych dla danego projektu.
§ 15.
W przypadkach nieobjętych Regulaminem decyzje w tych sprawach podejmuje Rektor lub upoważniony przez niego Prorektor.”;
3) załączniki do Regulaminu nr 1 - 8 otrzymują brzmienie, jak w załączniku do niniejszego zarządzenia.
§ 2.
Nadzór nad postanowieniami Regulaminu sprawuje Prorektor ds. Rozwoju i Współpracy z Gospodarką.
§ 3.
Ujednolicony tekst Regulaminu wraz z załącznikami stanowi załącznik do niniejszego zarządzenia.
§ 4.
Zarządzenie wchodzi w życie 1 stycznia 2018 roku i dotyczy wszystkich pracowników podejmujących pracę przy realizacji projektów niezależnie od formy zatrudnienia.
Rektor Uniwersytetu Gdańskiego
dr hab. Jerzy Piotr Gwizdała
profesor nadzwyczajny